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Workflow Optimierung

BCA Autoauktionen Workflow Optimierung

09. Juni 2020 | Erfolgsgeschichten, Startseite

Autoauktionen Automatisierung – Optimierung der Arbeitsabläufe zwischen Hersteller, Vermarkter und Versicherer.
 

Thomas Gerlach

Thomas Gerlach

Leiter IT BCA Autoauktionen GmbH

Als Europas größtes Autoauktionshaus ist es unser Ziel, den hohen Qualitäts-anforderungen unserer Kunden jederzeit gerecht zu werden. Dies gilt natürlich auch für unser Reklamations-Management. Diese Erwartungen, z.B. von Ford, können wir dank der CamData-Lösung nicht nur erfüllen, sondern seit der Systemumstellung sogar übertreffen. Dieses Projekt hat Zukunft.

Ausgangslage

Die BCA Autoauktionen GmbH übernimmt seit 2006 auch die komplette Abwicklung des Re-Marketing für Ford-Fahrzeuge. Kommt es beim Transport der Fahrzeuge zu Beschädigungen, so werden diese als Reklamationen erfasst.

Hierbei mussten die BCA-Mitarbeiter nicht nur den Grund der Beschwerde sondern zudem alle Fahrzeugdaten manuell in eine Datenbank eintragen. Die Bearbeitung der daraus folgenden Schritte, z.B. die Information des zuständigen Transportversicherers gestaltete sich hierdurch umständlich und zeitaufwändig. Diesem Prozess gilt es mithilfe modernen Systemen zu ordnen und für Entlastung der Mitarbeiter zu sorgen.

Ziele

Effizienteres Abarbeiten der Reklamationen (Prozessoptimierung) durch Workflow Optimierung.

Zeitnahe, strukturierte Schadensmeldungen an die Versicherer
Nachverfolgung aller Vorgänge inklusive eventueller Eskalationen

Ausführung

Zur Umsetzung der Anforderungen von Ford und BCA erfolgte zunächst eine umfassende Ist-Analyse durch die CamData. Es wurde entschieden, die ursprüngliche Datenbank durch den S.P.O.C. als zentrales System abzulösen. Somit ist die Zuordnung einfacher, da es nur einen Anlaufpunkt im Unternehmen gibt.

Während der Workflow Optimierung wurde zunächst ein Prozess entwickelt, der alle relevanten Fahrzeugdaten automatisiert einliest. Somit wird der Arbeitsschritt erheblich verkürzt. Des Weiteren wurden die Workflows so definiert, dass nach Aufnahme einer Reklamation sofort eine elektronische Schadensmeldung im vordefinierten Format an das zuständige Versicherungsunternehmen verschickt werden kann. Somit wurde eine Automatisierung der einzelnen Arbeitsschritte zur Prozessverkürzung eingebracht.

Ergebnisse

Dank der gemeinsam definierten Abläufe können seit Einsatz des S.P.O.C. deutlich mehr Vorgänge im selben Zeitraum abgearbeitet werden, bei gleichbleibendem Personaleinsatz.

Auch seitens der Versicherer betriebene der Aufwand zur Bearbeitung der Schadensfälle hat sich dank der strukturierten Meldungen erheblich reduziert.

Somit wurde das Projektziel durch Automatisierung der Arbeitsschritte bei gleichbleibendem Personalaufwand genau erfüllt. Die Mitarbeiter schaffen in gleichen Zeitraum mehr Arbeit als vorher womit der Prozess optimal vervollständigt wurde.